Bibrac
Bienvenue sur l'outil d'import de données
Qu'est ce que cette fonction ?
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Cet outil vous permet d’importer vos données par lot au sein des fiches Artefacts. Par sécurité, chaque import est limité à un lot de 100 objets. En amont, l’utilisateur doit avoir été autorisé ; il doit aussi impérativement avoir préparé ses données selon le format présenté au paragraphe suivant. Un import se déroule en 5 étapes :
Plus vos données seront préparées avec soin, plus la procédure d’import sera facilitée. Le cas échéant, l'outil vous signalera quelles sont les lignes à corriger. |
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Comment préparer mes données ?
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Avant l’import, vous devez préparer deux tableaux (fichier_attestations, fichier_copyrights) ainsi que vos images. Très important : Avant de commencer, assurez-vous de l’existence dans Artefacts de toutes les fiches, sites, musées et références bibliographiques utilisées dans vos données. Tant que vos données ne seront pas cohérentes, c’est-à-dire avec une graphie absolument identique à celle déjà enregistrée dans Artefacts, votre fichier d’import restera bloqué à l’étape 1 sur 5 jusqu’à ce que les corrections nécessaires aient été apportées. Les noms des en-têtes et l’ordre des colonnes des tableaux fournis ne doivent en aucun cas être modifiés. Dans le premier tableau, fichier_attestations, que vous pouvez télécharger ci-dessous aux formats (.xlsx et .ods), figurent les champs habituels des lignes d’attestations (* : champ obligatoire) : - Fiche* (ex. FIB-4001) - Commune* - Lieu-dit - Département - Pays* - Musée - Coll. - N° inventaire de l'objet - Dimensions - Contexte - Datation - Variante - Remarque - Liens - Bibliographie … ainsi que le champ supplémentaire suivant : - nom_image. Si votre import contient des images, ce champ est très important : il permet d’associer l’exemplaire à son image et à ses informations (nature et auteur). Il est important de ne pas écrire l'extension du fichier. Si vous avez plusieurs images pour un même objet, les noms de celles-ci doivent être séparées par un slash / dans cette colonne nom_image. Evitez d’avoir plusieurs objets sur la même image. Vos images doivent être au format .jpeg, en 300 dpi et être nommées de la même façon que dans le fichier_attestations. Si certains noms ne correspondent pas lors de l’ajout des images, Vous ne pourrez pas passer à l'étape suivante tant que les corrections n'auront pas été apportées. Dans le second tableau, fichier_copyrights, que vous pouvez télécharger ci-dessous aux formats (.xlsx et .ods), figurent quatre colonnes : - nom_image (qui doit exactement correspondre aux noms donnés dans le fichier_attestations, toujours sans extension et aux images) - nature (photographie, DAO, dessin, restitution) Attention, évitez les majuscules ! - auteur (format : P. Nom) - organisme (nous contacter pour la graphie à adopter) A retenir : les noms des images doivent correspondre aux données des colonnes nom_image du fichier_attestations et du fichier_copyrights. Si le nom_image d’une ligne ne correspond pas ou si une ligne d’information manque (ces informations sont obligatoires), vous ne pourrez pas accéder à l'étape suivante tant que les corrections n'auront pas été apportées. |
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Dowload template files
| Format Open Document | Format MS | |
|---|---|---|
| fichier_objets.ods | fichier_objets.xlsx | |
| OU | ||
| fichier_images.ods | fichier_images.xlsx |